2014年5月7日水曜日

「ローカルアプリを使いメール添付で送る」という旧世代の仕事術撤廃の提案


エクセルやワードのファイルをメール添付で送る。ひと昔前なら普通のことでしたが、時代はクラウド。そうした仕事のやり方は時代遅れになっています。

「別に困っていないからいいじゃないか」と思う人もいるかもしれませんが、車が誕生する前に馬に乗っていた人たちも、同じように思っていたはず。

なぜ昔のやり方が不便なのか、例によって3つにまとめました。


1.容量の問題


メール添付を繰り返すとHDDの容量を圧迫します。MBに達するようなエクセルファイルやpdfファイルの添付を数往復、それを毎日繰り返すと…

最近のPCは数百GBのHDDを内蔵しているので、実際には容量オーバーになるにはだいぶかかります。が、無駄に容量を食うのはパフォーマンスの低下につながりますし、スマートじゃありません。


2.バージョン違い発生の問題


例えばシフト表。何か訂正が入って新しいバージョンができるたびに関係者全員にメール、というやり方。もし誰か漏れていたら?もし誰かがプリントアウトしたやつを見ていたら?

あるいは、連絡先一覧.xlsというファイル。更新があるたびに各支店に一斉送信。支店はそれを受けて最新ファイルで上書きするも、上と同じ問題がありますし、何より手間がかかります。


3.バックアップの問題


このようなやり方を繰り返し、メールBOXが様々なファイルでパンパンになった状態で、例えばPCが壊れた!あるいはそろそろ買い替えかな?というとき。バックアップ作業が必要になります。大変そうですね…



じゃあどうすればいいか?



プロバイダメール(というかローカルアプリ)を使うのをやめ、Webメール(Gmailなど)を使うこと。

関連記事:キャリアメールを駆逐するのはGmailではなくLINE

3の問題が解決されます。また、Gmailだと”添付”の代わりにDriveへのリンクを貼る機能が提供されています。以下参照。

Google ドライブを使用して Gmail にファイルを挿入する(公式)


Office系ファイルの共有はGoogle Driveを使うこと。

関連記事:Google Driveを利用したクラウドシフト管理術

構造的にバージョン違いは発生しなくなるので2は解決、メール一斉送信が不要になるので1も解決です。



以前、作成中のプレゼン資料を共有したところ、「どう?進んでる?」と確認する手間もされる手間もお互い削減でき、「ここはもうちょっとこうしたら?」というフィードバックも遠隔ながらすぐに受けることができ、非常に便利でした。

対して、フローチャートをエクセルで書いてやり取りする際、先方の都合で添付の応酬をしたこともあります。前バージョンに遡ったりすることもあり、非常にストレスでした。


どちらを選ぶかは人それぞれですが、私は前者でありたいし、前者のような人と一緒に仕事をしたいと思っています。


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