エクセルやワードのファイルをメール添付で送る。ひと昔前なら普通のことでしたが、時代はクラウド。そうした仕事のやり方は時代遅れになっています。
「別に困っていないからいいじゃないか」と思う人もいるかもしれませんが、車が誕生する前に馬に乗っていた人たちも、同じように思っていたはず。
なぜ昔のやり方が不便なのか、例によって3つにまとめました。
１．容量の問題
メール添付を繰り返すとHDDの容量を圧迫します。MBに達するようなエクセルファイルやpdfファイルの添付を数往復、それを毎日繰り返すと…
最近のPCは数百GBのHDDを内蔵しているので、実際には容量オーバーになるにはだいぶかかります。が、無駄に容量を食うのはパフォーマンスの低下につながりますし、スマートじゃありません。
２．バージョン違い発生の問題
例えばシフト表。何か訂正が入って新しいバージョンができるたびに関係者全員にメール、というやり方。もし誰か漏れていたら？もし誰かがプリントアウトしたやつを見ていたら？
あるいは、連絡先一覧.xlsというファイル。更新があるたびに各支店に一斉送信。支店はそれを受けて最新ファイルで上書きするも、上と同じ問題がありますし、何より手間がかかります。
３．バックアップの問題
このようなやり方を繰り返し、メールBOXが様々なファイルでパンパンになった状態で、例えばPCが壊れた！あるいはそろそろ買い替えかな？というとき。バックアップ作業が必要になります。大変そうですね…
じゃあどうすればいいか？
プロバイダメール（というかローカルアプリ）を使うのをやめ、Webメール（Gmailなど）を使うこと。
Google ドライブを使用して Gmail にファイルを挿入する（公式）
Office系ファイルの共有はGoogle Driveを使うこと。
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構造的にバージョン違いは発生しなくなるので２は解決、メール一斉送信が不要になるので１も解決です。
以前、作成中のプレゼン資料を共有したところ、「どう？進んでる？」と確認する手間もされる手間もお互い削減でき、「ここはもうちょっとこうしたら？」というフィードバックも遠隔ながらすぐに受けることができ、非常に便利でした。
対して、フローチャートをエクセルで書いてやり取りする際、先方の都合で添付の応酬をしたこともあります。前バージョンに遡ったりすることもあり、非常にストレスでした。
どちらを選ぶかは人それぞれですが、私は前者でありたいし、前者のような人と一緒に仕事をしたいと思っています。